今や仕事の中で当たり前に使うOfficeソフト（Word、PowerPoint、Excel）やGoogle Workspace（Googleドキュメント、Googleスライド、Googleスプレッドシート）。これらのツールで作ったデータをPDFにしてお客様に送ったり、社内で共有したりする場合もありますよね。そんな時でも同じツールで簡単にPDFとして保存することができます。
「そんなことは知ってるよ」という方もいるかもしれませんが、普段「名前を付けて保存」「ダウンロード」からPDFにしていませんか？その方法では、思った通りの形で保存できない場合があるのです。そのため、今回ご紹介する方法でPDFに変換するのがおすすめです。
また、より活用するためのテクニックも合わせて紹介するので、是非覚えて活用してください。
OfiiceソフトをPDFで保存する方法
ここではWord、PowerPoint、ExcelのファイルをPDFで保存する方法を紹介します。PDFで保存するやり方はいくつかありますが、今回紹介するのはレイアウトや書式設定が崩れない方法です。
「名前を付けて保存」などの一般的な方法でPDFにして保存すると、文書の書式設定が保たれず、フォントが変わってしまったり、レイアウトが崩れたりしてしまいます。そのため、今回紹介する「エクスポート」からPDFに保存するのがおすすめです。
WordをPDFに変換する方法
画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
左側のバーから「エクスポート」をクリックします。
「PDF/XPSの作成」をクリックします。
任意のファイル名を入力し、ファイルの種類は「PDF」を選択します。
「オプション」をクリックして詳細な設定を行います。
「フォントの埋め込みが不可能な場合は、テキストをビットマップに変換する」にチェックを入れて「OK」をクリックします。これにより、PDFの受け取り手の環境にかかわらず、オリジナルのフォントで表示・印刷することができるようになります。
また、セキュリティ対策のために作成者などのプロパティ情報が見えないようにしたい場合は、「ドキュメントのプロパティ」と「アクセシビリティ用のドキュメント構造タグ」のチェックを外してください。
なお、ページ範囲や発行対象などの項目からほかの詳細設定も可能です。
「発行」をクリックするとPDFがダウンロードされます。
WordをパスワードつきPDFとして保存する方法
WordをPDFとして保存する際、パスワードを設定することができます。機密情報など大切な情報を扱う際は設定するとよいでしょう。なお、この方法はWordのみ可能で、PowerPointとExcelはPDFにしてから別途ツールを使ってパスワード設定を行う必要があります。
PDFのダウンロード手順を進め、ファイル名とファイルの種類を選択するウィンドウで「オプション」をクリックします。「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れて「OK」をクリックします。
パスワードを設定するウィンドウが表示されるので、任意のパスワードを指定して「OK」をクリックします。
「発行」をクリックすると、パスワード付きのPDFとして保存されます。開く際は指定したパスワードを入力してください。なお、パスワードを忘れるとファイルが開けなくなるため注意しましょう。
PowerPointをPDFに変換する方法
画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
左側のバーから「エクスポート」をクリックします。
「PDF/XPSの作成」をクリックします。
任意のファイル名を入力し、ファイルの種類は「PDF」を選択します。
「オプション」をクリックして詳細な設定を行います。
「フォントの埋め込みが不可能な場合は、テキストをビットマップに変換する」にチェックを入れて「OK」をクリックします。これにより、PDFの受け取り手の環境にかかわらず、オリジナルのフォントで表示・印刷することができるようになります。
また、セキュリティ対策のために作成者などのプロパティ情報が見えないようにしたい場合は、「ドキュメントのプロパティ」と「アクセシビリティ用のドキュメント構造タグ」のチェックを外してください。
なお、範囲や発行オプションなどの項目からほかの詳細設定も可能です。
「発行」をクリックするとPDFがダウンロードされます。
ExcelをPDFに変換する方法
画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
左側のバーから「エクスポート」をクリックします。
「PDF/XPSの作成」をクリックします。
任意のファイル名を入力し、ファイルの種類は「PDF」を選択します。
「オプション」をクリックして詳細な設定を行います。
「フォントの埋め込みが不可能な場合は、テキストをビットマップに変換する」にチェックを入れて「OK」をクリックします。これにより、PDFの受け取り手の環境に関わらず、オリジナルのフォントで表示・印刷することができるようになります。
また、セキュリティ対策のために作成者などのプロパティ情報が見えないようにしたい場合は、「ドキュメントのプロパティ」と「アクセシビリティ用のドキュメント構造タグ」のチェックを外してください。
なお、ページ範囲や発行対象などの項目からほかの詳細設定も可能です。
「発行」をクリックするとPDFがダウンロードされます。
Googleドキュメント・スプレッドシート・スライドをPDFに変換する方法
ここではGoogleドキュメント、Googleスライド、GoogleスプレッドシートのファイルをPDFで保存する方法を紹介します。PDFで保存するやり方はいくつかありますが、Officeソフトと同様にレイアウトや書式設定が崩れない方法です。
「ダウンロード」から保存することが一般的ですが、書式設定が保たれるよう、「印刷」からPDFに保存するのがおすすめです。
GoogleドキュメントをPDFに変換する方法
画面左上にある「印刷」アイコンをクリックします。
印刷設定ウィンドウが表示されるので、「送信先」を「PDFに保存」に変更します。
PDFにするページや1枚あたりのページ数、余白、背景のグラフィック（背景を含む）を設定することができます。
設定が完了したら「保存」ボタンをクリックすると、PDFがダウンロードされます。
GoogleスプレッドシートをPDFに変換する方法
画面左上にある「印刷」アイコンをクリックします。
印刷設定画面が表示されます。右側にあるツールバーからエクスポートする範囲やページの向き、配置、ページ番号の表示などの細かい設定が可能です。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。表示される印刷画面で「送信先」から「PDFに保存」を選択します。
PDFにするページや1枚あたりのページ数、余白、背景のグラフィック（背景を含む）を設定することができます。
設定が完了したら「印刷」をクリックすると、PDFがダウンロードされます。
スプレッドシートの特定の範囲だけをPDFにする方法
スプレッドシート内の特定の表やデータだけを抽出してPDFにしたい場合でも、簡単に設定することが可能です。
PDFにしたい範囲をドラッグして選択します。
その状態で「ファイル」タブ＞「ダウンロード」＞「PDF」をクリックし、印刷設定画面を表示します。右側のツールバーから「エクスポート」のドロップダウンをクリックし、「選択中のセル」をクリックします。
「エクスポート」をクリックすると、選択した範囲だけがPDFでダウンロードされます。
スプレッドシートの範囲を1枚のPDFに収める方法
横長の表にした場合などは、PDFが複数ページになってしまう場合もあります。その際は、改ページを設定することで、1枚に収めることが可能です。
「ファイル」タブ＞「ダウンロード」＞「PDF」＞印刷設定画面を表示し、「カスタムの改ページを設定」をクリックします。
線をドラッグして移動させると、改ページを設定することができます。
完了したら「改ページを確定」をクリックします。
GoogpleスライドををPDFに変換する方法
画面左上にある「印刷」アイコンをクリックします。
表示される印刷設定画面で「送信先」から「PDFに保存」を選択します。
PDFにするページと、1枚あたりのページ数を設定することができます。
1枚あたりのページ数を増やすと、まとめて複数スライドを見られるようになります。
設定が完了したら「保存」をクリックすると、PDFがダウンロードされます。
まとめ
今回は、オフィスソフトを中心にPDFへ変換する方法を紹介しました。少しやり方を変えるだけで、思った通りの形でPDFをダウンロードすることができます。お客様に送った後でレイアウト崩れに気づいたり、大事な場面で表示したらレイアウトが崩れていたりすることのないよう、今回紹介した方法を毎日の仕事に取り入れてみてください。
