報連相は、仕事をする上で身につけておくべきビジネススキルです。新人研修でも教える他、部下から上司に、後輩から先輩や同僚にと、さまざまな人を相手に報連相を行います。しかし、報連相の重要性は理解していても、上手に実践できている人は少ないかもしれません。

今回は報連相の基礎と、上手に報連相できるコツやタイミングを解説します。

報連相とは?

報連相(「報・連・相」とも)とは、「報告」「連絡」「相談」の3つの頭文字をつなげたビジネス用語です。1982年に、山種証券(現SMBC日興証券)の社長だった山崎富治さんが「風通しの良い会社をつくる手段」としてはじめた、「ほうれんそう運動」に由来していると言われています。

報連相は、その必要が出てきたときに的確なタイミングで正確に実践されなければなりません。企業では内定者や新入社員を対象にしたセミナーや研修でカリキュラムに採り入れるなど、報連相を重視しています。

報告とは?

報告とは、業務の進捗状況や問題点の有無、結果などを適切なタイミングで上司や先輩などに知らせることです。報告が上がってこなければ、部署やチーム全体における仕事の進捗、割り振りに影響を及ぼすだけでなく、部署全体の業務が滞るおそれがあります。

連絡とは?

連絡とは、現在自分が進めている業務や部署内外での決定事項などに関して、何らかの情報を共有することです。例えば部署内のメンバー宛の電話や来客を代理で応じたとき、部署内や社内全体に発信されている情報を確実に定着させたいときなどの業務に関することはもちろん、業務内外で身につけた多様なノウハウの共有も連絡の一つと言えるでしょう。

相談とは?

相談とは、仕事を進めるうえで迷ったり悩んだりしたときに、経験者や同僚、上司からアドバイスをもらったり判断を仰いだりすることです。例えば、クライアントに提出したりプレゼンで使用する提案書類の内容や業務効率化の方法といったケースが考えられます。また顧客対応やクレーム処理などのシーンでは、社員が単独で判断することはせず、上司や経験者に相談しながら対応することが求められます。

報連相のコツやタイミング

報連相を上手に実践するコツは、迅速かつ適切なタイミングで正確な内容を伝達することです。相手のタイミングと合わなかったり、情報が整理できていなかったりすると、報連相に失敗してしまいがちです。

ここからは、報連相のコツやタイミングをみていきましょう。

報連相の適切なタイミング

「報連相は適切なタイミングで」とよく言われます。「クライアントからネガティブな連絡が来たとき、判断に困ったら相談」というのが、すぐに思いつくケースですが、それ以外の「適切なタイミング」とはいつなのでしょうか。

仕事のスケジュールや進め方が変わったとき、指示された仕事が期限までに完了できそうにないときまたは予定より早く完了できたときは、部署内の業務の予定を調整する必要が生じるため、報連相の適切なタイミングと言えます。

期間をかけて行う業務の場合、「いついつまでにこれとこれを完了させます」と伝えたうえで、定期的に途中経過を報告しましょう。思うように仕事が進んでいないときが相談に適したチャンスです。

報連相の目的や対象、伝える事柄を明確にする

報連相の共通の目的は、情報の共有です。報連相にあたり、どんな目的があって何を誰に伝えたいのかを明確にしましょう。

  • 報告・連絡するだけでよいのか
  • 報告・連絡に対してアドバイスが欲しいのか
  • 報告に対して何らかの判断を仰ぎたいのか
  • 部署のメンバー、上司、クライアントなど対象と伝達人数(1人だけまたは関係者全員なのか)
  • 報連相できる時期と緊急性の有無

以上を報連相の前にはっきりさせておくと、報連相もスムーズです。

トラブルやミスが発生したらすぐに報告を

何らかのトラブルやミスが発生したら、上司などへ迅速に状況を報告し、判断を仰ぎましょう。報告するときに注意されることを恐れて、報告や相談を先延ばしにすると、さらなる事態の悪化だけでなく、別のトラブルが発生してしまうこともあるので、すぐに報告することが大切です。

また、クレームが発生したなど緊急性や重要度の高いトラブルやミスは、人を介してではなく、上司へ直接報告しましょう。

報連相を受けてもらう相手の都合を考慮し、メモなども活用

先ほどと言っていることが真逆かもしれませんが、報連相には対象となる相手の都合を考慮することも重要です。例えば、上司が何らかの対応に追われているときに話しかけると、上手く伝わりません。そういったケースや社内にいないときは、メモやメール、社内の連絡ツールなどに文章として残し、確実に報連相できるようにしましょう。相談であれば、相手のスケジュールを聞いておくと、相談を受けるための準備ができます。

伝え方にも工夫を

報連相、特に報告と連絡は結論から、正確かつ簡潔に伝えましょう。的確な判断が求められる場面では、そうなるに至った理由や感想といった、判断に関係のない情報を与えられてしまうと、相手を混乱させてしまいます。そういった情報は、相手から求められたときに答えるようにしましょう。解決方法などの提案があれば、「あくまでも自分の意見ですが」と前置きしたうえで、報連相の際に申し添えます。

急ぎでないものはメールや社内で導入しているチャットなどのツールを、緊急を要するときは机の上にメモを残す、社内にいないときは電話するなど、連絡ツールも積極的に活用しましょう。

報告・相談時はメモを持参する

報連相の際は、必ずメモを持参しましょう。メモは上司や先輩などからもらったアドバイスや指示を書き留める他、正確な報告をしなければならないときや、相談したいことがあるとき、あらかじめ内容をまとめるために使います。報連相では焦ってしまい思うように言葉が出てこないことがあるかもしれませんが、メモに書いてあるとスムーズに話せます。

まとめ

報連相は、「今すぐに伝えなきゃ」と相手の都合を考えずに行うものでも、「相手に伝えてしまえばそれでおしまい」というものでもありません。ただ一方的に伝えるのではなく、相手に正確に理解してもらうこと。報連相を受ける相手を思いやり、都合を伺いながら、分かりやすく手短に伝えること。報連相したい内容の緊急性の度合いに応じて、タイミングを図り、連絡ツールも活用することが大切です。

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