事務職とは？事務職のデメリット・メリット、求められるスキルについて解説

電話の取り次ぎや経費精算、年末調整、社会保険加入の手続きなどで関わることがある事務職。直接売上を、仕事内容はあまり知らないという人も多いでしょう。「売上を直接上げるわけではないけれど、社員の業務をサポートすることで、会社の利益に貢献している」と言われても、あまりピンとこないかもしれません。

本記事では、事務職の定義や仕事内容、必要なスキルについて解説します。

事務職とは？

事務職とは、会社を経営するうえで生じるさまざまな事務的業務を担う職種です。自ら売上を出すことはありませんが、他の部門の業務がスムーズに運ぶようにサポートすることで、間接的にではあるものの会社の売上に貢献しています。

事務職にはいくつかの種類があり、職種ごとに必須になってくる専門知識やスキルが異なります。求人サイトによく掲載されている、代表的な事務職の職種をご紹介します。

一般事務

一般事務では電話応対や書類作成、郵便物や宅配便の仕分けなど、一般的な事務の仕事をしています。社員数が少ない企業では、一般事務に加えて経理や総務を任されることも多いようです。

営業事務

営業事務は、営業職をサポートする事務です。業務内容は見積書や納品書作成、受発注業務、営業職が外出している間の問い合わせやクレームへの対応、納期管理など多岐にわたっており、事務職の中でも仕事量は多めです。また、社内の関係部署やクライアント、仕入れ先企業など、いろいろな人と関わることも多いので、コミュニケーションスキルに加えて交渉力やスケジュール管理能力も求められます。

経理事務

経理事務は、経理業務に特化した事務職です。伝票処理や経費精算、取り引きや経費の出入金管理を主な仕事としています。経理事務として経験を積んでいくと、帳簿作成、月次決算、年次決算などの業務にも関わることができます。企業のお金の動きを管理するので、簿記の知識は必須です。

総務事務

総務事務は、企業全体の運営に関わる総務の仕事をメインに行う事務職です。企業規模によって総務事務の業務範囲は異なりますが、総務部に属し、電話応対や来客対応はもちろん、備品管理・発注や勤怠管理、給与計算・振込、社員や取引先の冠婚葬祭の対応、社内イベントの企画、株主総会の準備などを行います。

人事事務

人事事務は人事部に属し、企業の人事に関わる業務を担当する事務職です。企業によっては総務事務が行うところもあるようです。社員の入退社、異動、昇任などの各種手続き、給与計算、社会保険の事務手続きなどを担います。近年では、採用活動のサポートの一環でSNSやWebサイトを活用した会社の情報発信を行っている企業もあります。労務や社会保険、育児休業など、働き方に関わる法律の知識、法律改正の都度確認が欠かせません。

事務職の仕事内容

事務職とひと口に言っても、一般事務以外に営業や経理、貿易、人事など専門の業務に特化した事務職が存在し、配属先によって仕事内容も大きく異なりますが、概ね以下にご紹介する仕事内容は共通しているようです。

ここからは、事務職の仕事内容について解説していきます。

電話・メール応対

会社宛の電話やFAXを最初に受ける仕事です。担当者の指定があればそれに従いますが、担当者が不明な場合や担当者が不在であれば用件を伺って、担当部署や担当者に取り次ぎます。メールも同様に、問い合わせがあれば担当部署や担当者に一次取り次ぎを行います。

来客対応

受付窓口としてかかってきたインターホンから用件を伺い、採用面接や商談などで会社を訪問したお客様を会議室や応接室にご案内し、社内の担当者に伝えます。このとき、お客様にお茶を出すこともあります。お客様にとって最初に接する社員なので、電話対応同様に会社に好印象を持っていただけるよう、丁寧な振る舞いをすることが大切です。

書類作成・ファイリング

社内で使用する書類作成・ファイリングは、事務職として行う代表的かつ重要な業務の一つです。専用のフォーマットに必要事項を入力して見積書や請求書、納品書などの作成、フォーマットがない状態での作成までさまざまです。書類を作成したら、誰でも必要なときにアクセスできるよう、ファイリングをします。種類や日付などで分けて、紙の書類の場合はバインダーに綴じて、パソコンでの書類の場合はフォルダを作成し、共有フォルダなどに保存します。

データ入力

社内のデータを、会社指定のフォーマットやExcelに入力する、正確かつスピーディーに業務を行うことが求められる業務です。売上や商品の在庫数、お客様の情報など、取り引きに関するデータ入力を幅広く担当します。場合によっては、入力したデータの整理・分析、会議の議事録作成、社員の情報管理を担うことがあります。

備品管理

会社の業務で使用する備品の管理も行います。付箋、ボールペン、コピー機のトナー、FAX用紙、名刺などの発注、パソコンやコピー機が故障した場合の業者への修理依頼などがあります。

郵便物・宅配便の発送や仕分け

会社の全部署から依頼された郵便物や宅配便の発送、会社宛に届いた郵便物や宅配便の仕分けと配布を行います。

事務職のメリットとデメリット

事務職を目指す人や事務職として働く人にとって、さまざまなメリットとデメリットがあります。以下にいくつか挙げてみます。

事務職のメリット

未経験でも挑戦しやすい

事務職の求人は幅広い業界で募集をかけているので、パソコンスキルや基本的なビジネスマナーを身につけていれば、未経験者でも応募できる求人が数多くあります。これまでオフィスワークを経験したことがない人のキャリアチェンジの第一歩目として、人気があります。

退社時間をコントロールしやすい

事務職は基本的に週ごと・月ごとのスケジュールが決まっており、日々の業務を上手に進められれば、退社時間をコントロールできます。突発的な仕事やトラブルの対処がない限り、残業や休日出勤は発生しないことがほとんどです。推し活に時間をかけたいなど、プライベートを重視して働きたい人にとって、事務職は最適な仕事であると言えます。

パソコンスキルがアップする

書類作成やデータ入力を日々経験していくうちに、WordとExcel、場合によってはPowerPointのスキルやタイピングスキルがアップします。使える関数が増えたりマクロが組めたりすると仕事の幅が広がるし、今後の転職にも有利に働きます。

事務職のデメリット

ルーティンワークがメインで細かい作業も多い

毎日の仕事内容が決まっており、単純作業の繰り返しになりがちです。業務フローをマニュアルにしているケースでは、それに従って効率的に作業を進めなければなりません。また、書類作成やデータ入力後の確認も必須です。細かい作業や決められていることを繰り返すのが苦手な人には、事務職は向かないかもしれません。

成果が分かりにくい

事務職は、企業内の部署の業務を後方支援する職種なので、自らの成果が数字となって見えてこず、会社からも評価されにくいという一面があります。仕事のモチベーションを、頑張りの数値化で保っている場合、事務職のこうした側面をデメリットと感じるでしょう。

長時間のデスクワーク

事務職の業務はデスクワークが基本です。長時間座ってデスクワークをするので、座り仕事がつらいと感じる人には難しいかもしれません。

事務職に求められるスキル

事務職として働きたいと思ったときにどんなスキルを持っておけばいいのでしょうか。ここからは、事務職で求められるスキルをいくつかご紹介します。

コミュニケーションスキル

事務職は業務上、社内外の人と関わる機会の多い職種です。コミュニケーションスキルは必須と言っても過言ではありません。コミュニケーションスキルは会話する能力だけでなく、相手の話を正確に聞き取り、意図を理解して動いたり、正しく相手に情報や意図を伝えたりする能力が求められます。近年では文章でコミュニケーションを取る機会も増えたので、伝える力を磨くことも重要になってきました。

基本的なビジネスマナー

電話応対や来客対応、メールの送受信では、最低限のビジネスマナーを身につけておきましょう。正しい言葉遣いや話し方、声のトーン、身だしなみ、BCC・CCの違いなど、相手に不快感や誤解を与えないためにも配慮が必要です。

パソコンスキル

事務職ではパソコンを必ず使うので、タイピングの練習とWordとExcelを使えるようになっておきましょう。スマートフォンやタブレットのほうが慣れているかもしれませんが、パソコンへの入力はキーボードを使用するので、「寿司打」などのタイピング練習ソフトで練習しておきましょう。Wordであれば文書作成、Excelであれば簡単な表やグラフ作成、SUM（合計）やAVERAGE（平均）といった使用頻度の高い関数に触れておくと、役に立ちます。Excelの技能は多くの企業が重視しているので、専門的な知識を身につけたい場合はMicrosoft Office Specialist（MOS、マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト）の資格を取得することをおすすめします。

参考サイト：

採用担当者に聞いた！はじめての事務職で求められるパソコンスキルや経験とは？

採用担当者に聞いた！はじめての事務職で求められるパソコンスキルや経験とは？ - はたらくレシピ|仕事を楽しむメディア

日常業務で、数多くの書類作成を行う事務職。
募集時に「初心者OK」と打ち出している求人情報も多いものの、これから応募を考える側としては「実際、どれぐらいのパソコンスキルが求められるの？」と詳しく知りたいところではないでしょうか。
そこで今回は、トランスコスモス採用担当の熊本 聡美さん、山里 さやかさん、中嶋 梨絵さんにお話を伺ってきました。
それぞれ皆さんが担当している業務は以下の通りです。
熊本 聡美さん：
受発注業務、営業事務、経理、人事などの応募者対応全般を担当。担当エリアは東京。
...

www.hataraku-recipe.jp

業務の正確性・スピード

期日までに正確かつスピーディーに仕事を進めることも、数値や文言、個人情報などを手入力することが多い事務職の業務において欠かせないスキルです。スピードに自信がない場合、正確にミスなく入力する状態の維持、確認の徹底の習慣づけを目指しましょう。それができたら、Windowsの入力で使うショートカットキーを覚えるなどして、スピードアップを図りましょう。

あとは意外かもしれませんが、正確性とスピードの向上のために、不明な点が出てきたときは放置せずに、すぐに確認を取ることも大切です。

事務職の給料は？

「あまり給料は高くないのでは」というイメージを持たれている事務職。実際はどのくらい給料を得ているのでしょうか。

人事院が令和4年4月25日～6月17日に行った「職種別民間給与実態調査」によると、高卒事務職の平均月額は316,302円、大卒事務職の平均月額は346,477円（※1）となっています。これを事務職の職種別にかつ年収で見ていくと、厚生労働省が令和4年7月に実施した「令和4年賃金構造基本統計調査（職種（小分類）、性別きまって支給する現金給与額、所定内給与額及び年間賞与その他特別給与額（産業計））一般労働者 職種（※2）」によれば、以下のようになります。

上記にご紹介した収入は、あくまで平均値です。実際は企業規模と雇用形態によって異なります。また、年齢と経験を重ねていくと年収も少しずつ上がっているので（※3）、さまざまなスキルを身につけていけば、年収アップも実現できるかもしれません。

※1　「表９　職種別、学歴別、年齢階層別平均支給額（事務・技術関係職種）」より。8つの職種のうち、事務係員の平均支給額

※2　きまって支給する現金給与額（社会保険などを差し引く前の額）の平均

※3　※1に同じ

まとめ

事務職は、社内の業務が円滑に進むよう各部署を支援する職種です。ただ机に向かって黙々と作業しているわけでも、会社に売上をもたらしたり、いろんな人が何人も動くようなプロジェクトを手掛けたりするわけでもありません。しかし電話やメール対応、来客応対、書類作成などの業務を通して、各方面から感謝をされることも多いし、そもそも事務職がいなければ会社は回らないのです。

仕事内容が決まっているので、やりがいを感じにくい部分もありますが、事務職として経験とリスキリングを積んでいけば、さらなるキャリアアップも可能です。メリット・デメリットや給料といったところも把握したうえで、事務職への転職にぜひトライしてみましょう。