知らないと損する生産性の上がるショートカット術

「上司に頼まれた資料作成、単純作業なんだけど物量が多くて1時間もかかっちゃたなぁ、、、」

こんな経験ありませんか？

実はこれ、誰でも使えるやり方を知っていたら半分の時間で出来ていたかもしれないんです。

「そんな事言ってもたかだか30分くらいでしょ！」と思った方もいるかもしれません。

考えてみてください。

もしこのままの無駄な作業を1日に30分続けていると、以下の計算からなんと丸5日も無駄な時間を単純作業に使っている事になります。

30分×20日(1月の実労働日数)×12カ月＝ 7200分/年 ＝ 120時間/年 = 5日/年

丸5日お休みを頂けるとしたら皆さんは何をしますか？

趣味に没頭するのもいいですし、YoutTubeやNetflixの一気見も出来るでしょう。

本来の休日と合わせれば海外旅行も行けたりしちゃいますね。

それくらい「知っている」か「知らない」か、で効果を発揮するのが、ショートカットキーや効率化のすごいところです。

ですがここでこんな疑問が出てくるんじゃないでしょうか？

「ショートカットキーなんて学校でも会社でもろくに教わったことがないから分からない！」

そうなんです。ショートカットキーや効率化できる情報は自ら調べない限りほとんどの方が教えてくれません。理由は簡単です。なくても成り立ってしまうから。世の中にはこうした知識を知らずに、また知ろうともせずに過ごしている方が多いので、毎日少しずつ無駄な時間を過ごし、休日は家事や育児に追われ、余裕のない生活を繰り返してしまいます。私自身も昔はそうでした。

そこで今回は、生産性を上げるテクニックやショートカットキーを発信している私（@maki__box）が(Instaフォロワー7.8万人)知っているだけで生産性が上がる機能やショートカットキーをご紹介していきます。まずは「そんな機能あるんだ！明日使ってみよ！」というところから始めてみてください。

1. PCの設定

皆さんは、今使っているパソコンを初期設定のまま使っていますか？

実は効率化、ショートカットキーは作業する前、そもそもの設定の部分から始まっているんです。

今回はまず、作業の大元の部分、効率化していくうえで欠かせない設定の部分からお話していきます。

(1)アプリの自動起動

パソコンを起動して使うアプリって毎回決まっていたりしますよね。

ExcelやChrome、Outlookなど毎回ポチポチ起動していませんか？次の設定でパソコンが起動したら自動で全て起動してくれます。

①「Windowsマーク」クリック

②「ファイル名を指定して実行」クリック

③名前に「shell:startup」入力

④自動起動したいアプリをコピペ

⑤完了

この設定をしておけば、パソコン起動するとすぐ使いたいアプリが開いてある状態で業務をスタートできます。ちょっとした事ですが、その日1日のパフォーマンスを決めるスタートダッシュを素晴らしいものにする事で、その後の作業効率も上がっていきますよね。

(2)マウススピード/キーボード最適化

パソコン作業をしているとどうしても使うことになるマウス操作。

この設定も実は少し変える事で時間短縮そして手の負担軽減を行う事が出来るんです。

①コントロールパネルを開く

②「マウス」を開く

③「ポインターオプション」の速度を上げる

最初は速度が速くなれない人もいるかもしれませんが、徐々に調整していきながら自分の心地よいスピードを見つけてみて下さい。

2.作業全般で使えるショートカットキー

続いてPC作業全般で使えるショートカットキーをご紹介していきます。

実際に私自身も大幅に時間短縮できたものを3つ程抜粋しました。まずはこの3つから覚えてみてください。

(1)ファイルのプレビュー「Alt + P」

開きたいファイルがある時、中身を開いて確認、次のファイルを開いて確認。

なんて事繰り返していませんか？以下のショートカットキーを使えばファイルを開かずとも確認する事ができます。

画面が小さくなるから嫌だという人はもう一度「Alt + P」を押せば元通りです。これで探したいファイルを探す時間とはおさらばです。

(2)連続コピペ「ctrl + C →win + V」

作業している中で、色々な項目を何度もコピペする事ってありますよね？

そんな時、毎回コピー、ペースト、コピー、ペースト、コピー……なんてしていませんか？これだとコピペの時間に加えて画面を切り替える時間も発生してしまので圧倒的に時間がかかってしまいますよね。一度のコピーとペーストだけで時間短縮できるショートカットキーが以下になります。

時間短縮はもちろん、過去のコピー履歴も見返せるのは便利ですよね。

(3)半角スペース「shift + space」

氏名を入力する際や半角のスペースが欲しい時、

毎回「全角」と「半角」を切り替えていませんか？例えば「田中」と打って半角にしてスペースを入力、全角に戻し「太郎」と入力。「田中 太郎」と入力するまでに二度も半角全角の切り替えを行ってしまいますよね。そんな時、以下のショートカットキーを使えば切り替える無駄な時間なく、半角スペースを入力する事ができます。

こうしたちょっとしたショートカットでも積み重なれば莫大な時間へと変化していきます。まずはどなたでも使える上記の全般項目から抑えてみてください。

3.Excel効率化

資料作成の定番といえばExcelですよね。

そんなExcelの時短技、効率化術は正直無限大といってもいいほどたくさんあります。今回は特に使える場面が多く、時短につながるショートカットキーをご紹介します。

(1)日付入力「ctrl + ;」

資料作成の際に毎回つきものとなってくるのが、日付の入力です。

特に年明けすぐ何かは昨年の年号のまま入力してしまう人も少なくないんじゃないでしょうか？以下のショートカットキーを使えば一瞬で正確に日付を入力できます。

(2)表作成「ctrl + T」

表作成といえばExcelと言っていいほど、表を作る際Excelはとても便利ですよね。

上司も唸る表を一瞬で作成できるショートカットキーが以下になります。

一瞬で色付け、罫線表示、見出し表示までが叶います。今回は深くご紹介しませんが、このテーブル機能、項目を追加しても自動で書式が拡張されたり、平均や合計を簡単に出してくれたりと効率化機能がてんこ盛りなものになります。

(3)オートフィル「ctrl + E」

苗字と名前を分けたい、また苗字と名前でわかれているものをフルネームにしたい。など

作業自体は簡単だけど数が増えると時間がかかる作業ってありますよね。同じ作業の繰り返しを一瞬で終わらせてくれるショートカットキーが以下になります。

前項目までの規則性を自動で検出して、全ての範囲に一瞬で反映してくれる機能になります。今回は氏名を例にとりましたが、その他にも住所と郵便番号を分けるなど使い方は無限大にあります。是非色々なシーンで活用してみてください。

まとめ

今回は、作業の効率化をして自由な時間を増やしましょうという事を念頭に、

様々な効率化情報をお伝えしてきました。これらの情報はほんの一部に過ぎず、まだまだ効率化できる事はたくさんあります。

何よりも大事なのは、業務の中で「これもしかしたら時短、効率化できるんじゃないか？」と常に疑問を持つことです。情報がありふれた今、そうした疑問を解消してくれる情報はたくさん転がっています。もちろんこの記事も私のInstagramもそうです。

これからは、そうした疑問を持つことと実際に使ってみる事を意識しながら作業に取り組んでみてください。今までの単純作業も少しだけ楽しくなってくるかもしれません。