未経験から事務職へ転職、面接のコツは？

ノルマや数字に追われることがなく、体力的にも精神的にも働きやすい事務職は、特に女性に人気の職業。ワークライフバランスを求めて転職したい！と思う人も多いはず。

でも、「未経験でスキルもないのに、何をアピールすれば…」
「働きやすそうと言ったら面接で落ちるのではないか…」と悩んでしまいませんか？
今回の記事では、未経験から事務職へ転職するための面接のコツをご紹介します。

１　伝えやすい志望動機は２パターン

面接では、志望動機は必ず聞かれるので、しっかり答えたいですよね。
正直に「前の仕事より楽そうで転職したいんです。」といってしまうのはもちろんNGです。。
上手に伝えるコツは「なぜ、事務職を選んだのか？」を明確にすること。
ここでは誰でも伝えやすい2つの志望動機の例をご紹介します。

(１)事務職に向いていると思った理由を伝える

前職が事務とは全く違う職種でも、事務に関連する業務をやったことはあるのではないでしょうか？それらの業務を苦痛に思わず、むしろきっちりできていた場合は「自分は事務職に向いている」と伝えることができます。

事務に関連する業務の例を挙げると
・電話応対
・書類作成・資料作成
・備品の管理
・スケジュールの管理　などの業務です。

具体例があると、自分自身も話しやすく、面接時にイメージしてもらいやすくなります。業務内容だけでなく「心がけていたこと」や「他の社員からのその業務に対する評価」も伝えましょう。そうすると志望動機に説得力を持たせることができます。

(２)事務職に魅力を感じた理由を伝える

なかなか事務っぽい作業の経験もないという方は、事務職の魅力を感じた部分を伝えてみてはどうでしょうか？

「デスクワークばかり」
「人との関わりが少ない」　
「ルーティーンワークでつまらない」

というネガティブなイメージが事務職にはあります。

一方で見方を変えると
・外からは見えづらい地味な作業で企業を支えている
・他の社員の円滑な業務をサポートしている

という事でもあります。
「縁の下の力持ち」である事務の仕事のやりがいを感じてると伝えることも立派な志望動機です。

先ほどと同様に具体例があると気持ちが伝わりやすいので、実際に自分の職場や周りで働いている事務の方を思い浮かべてみてください。

例えば、「営業事務の方が見積書を作成したり商品の受発注や在庫管理をしてくれているから、表にでる営業職の人は安心して外回りができているな」と気づくことができますよね。

２　事務職未経験でもできる自己PR術

面接といえば、自分の強みやアピールできることも必ずといっていいほど聞かれます。
事務職はパソコンスキルが強いアピールになります。少しでもできることは伝えていきましょう。

しかし、WordやExcelを使いこなせない、文字入力くらいしかできない、という人も安心してください。事務職でアピールできるものはパソコンスキルだけではありません。
(※求人によっては「関数計算ができる人」などパソコンスキルを求めるものもあるので求人内容を確認しましょう)

(１)コミュニケーション力

デスクワークであってもコミュニケーションは大切です。事務職は社員同士で連携して行う業務も多いため、報連相を怠ると大きなミスに繋がります。

また、社内の雰囲気が仕事に影響しやすい職種でもあるので、普段から社員への接し方に気を付け明るい職場作りに努める必要があります。

営業職の経験者などで人と多く関わる仕事だった人は積極的にアピールをしましょう。

(２)段取り力

データ入力、書類の整理、資料作成など幅広く、そして細々とした作業が多いので、これらを優先順位をつけて効率よくこなす力が必要です。

前職が販売職などで、接客に加えて売り上げ管理やマネジメントもしていたという方も、マルチタスクで自分自身の管理能力が高く、段取り力をアピールできるでしょう。

(３)電話応対の経験

事務は電話応対が業務内容にあることが非常に多いです。しかし、苦手意識のある人も多く、企業側も心配の種になりやすいです。電話応対の経験がある人はもちろん、架電や受電に抵抗がないことは立派な強みとなります。

３　その他事務職への面接でよく聞かれる質問

事務職は女性の転職者が多いので、企業側も女性ならではといった質問をする場合があります。特に「結婚後も働く意思があるか」「出産後も働く意思があるか」はこれらの質問の代表例です。企業側も雇ってすぐに辞めてしまうリスクは避けたいと考えているので、長く働く意思があることをしっかり伝えましょう。

また、事務職に限らず一般的によくある質問ではありますが「苦手な人がいたら、どう関わっていきますか？」という質問は特に注意が必要です。

女性社会になりやすい事務職は、いわゆるお局様がいたり、性格の合わない先輩や同僚がいて人間関係に悩まされることも少なくありません。

企業側もその危険性を認識していて、職場でうまくやっていける人かどうか確認したいのです。

こんなときは、今まで苦手な人とどう関わってきたのかや、コミュニケーションの工夫の仕方などを伝え対応力のある人だと思ってもらえるようにしましょう。

４　実は受け答えよりも面接で大事なこととは？

聞かれたことに対してスムーズに答えられるかはもちろん大事ですが、実はそれ以上に「印象」が面接の結果を大きく左右します。

面接官の多くは一緒に仕事をすることになる社員や上司なので「ぜひ一緒に働きたい」と思ってもらえるように対策を練りましょう。そのために「第一印象」と「面接中の余裕」の2つを特に意識することが重要です。

(１)第一印象は挨拶と身だしなみで決まる

面接での第一印象は、面接会場に入室してわずか数秒で決まるといわれています。
挨拶と身だしなみが面接官が最初に印象を判断する材料です。

挨拶は…
・大きすぎず小さすぎない声のボリューム
・はっきりとした発音
・高くなりすぎない落ち着いたトーン
でするように心がけましょう。

身だしなみは…
・髪は顔にかからないようスッキリと
・濃いメイクやすっぴんはNG
・スーツやシャツはもちろん、靴の汚れもチェック
などを意識しましょう。

(２)面接は余裕ある態度を

面接がスタートしてからは、表情と姿勢に気を付けましょう。「自信なさげ」「おどおどしている」という印象だと、しっかり働いていけるだろうか…？と思われてしまいます。

表情は…
・口角を少しあげる意識を
・目線はキョロキョロせず、相手の目や目の少し下を見る
・ほどよく相槌を打つ

姿勢は…
・猫背にならないよう背筋を伸ばす
・肩は下げてリラックスする
・足元や手先まで意識を

※zoomなどオンラインでの面接の場合は顔が暗くなりがちなので、ライトを準備したり女性は少しメイクをハッキリさせると表情が分かりやすくなります。

どうしても緊張してしまうという人は、とにかく練習をしましょう。準備不足だとそれだけで不安が増加し、余計に緊張してしまいます。出来る限りの練習をすれば、これだけやったのだから、後は出し切るだけ！と吹っ切ることができます。

おわりに

未経験から事務職へ転職するためには、明確な転職理由と職務内容にあった自己PR、そして一緒に働きたいと思わせる印象作りが大切です。スキルがなくても面接で「この人は仕事を頑張ってくれそうだ」「一緒に働きたい」と思ってもらうことができれば採用に繋がりますよ。